Exposant Registration

Cervesia Fest 2016 - Ibiza


The exhibitor’s application form must be filled out according to the following guidelines:

– Complete the Application Form providing all the required information and send it before January 1st 2016.

– Include three (3) digital images or photograph of your labels to be promoted during the show. Please note placement will be based taken into consideration the booth size and the order in witch we received the applications.

– Include the list of the products (Names, type and alcohol %) to be presented during the show.

– Include a deposit in the amount of $2000 EUR per booth space or equivalent in other currency per booth to validate the application (See the application form for more details). The balance ,plus VAT of 21% (If applicable) must be paid 30 days after receiving the acceptance letter.

– Applicants who are not accepted will be notified by email and their deposits will be refunded.

– A letter of acceptance and the “ Exhibitors Service Kit“ will be forwarded to accepted applicants once the
selection process is complete. The “ Exhibitors Service Kit“ contains all forms and information required related to the exhibition.

– Cancellations by the exhibitor prior to February 1st 2016 will result in a refund minus a 350 EUR administration fee and wire transfer fee – If applicable- Cancellation between February 1st and April 1st 2016 will result in a refund of 50%. After April 1st 2016 no refund will be granted.

Le Formulaire d’inscription des exposants devra etre rempli selon les regles suivantes:

– Compléter le formulaire d’inscription contenant les renseignements nécessaire a l’inscription et faire parvenir le formulaire avant le 1er Janvier 2016.

– Joindre trois (3) images numériques ou photographie des étiquettes des produits que vous désirez présenter lors de l’événement. Veuillez noter que l’emplacement sera réaliser tenant compte de la grandeur et l’ordre d’arrivée des inscriptions

– Joindre la liste des bieres ou produits a présenter pendant l’événement. (Nom, type et % d’alcool).

– Inclure un dépot de $2000 EUR par espace de stand ou le montant équivalent en devise étrangeres afin de valider votre inscription. (Voir le formulaire ci-inclus pour plus de détails). La totalité de la balance incluant les taxes de 21% (Si applicable) devra etre payée 30 jours apres réception de la lettre d’acceptation.

– Les candidatures refusées seront remboursées.

– La lettre d’acceptation et le document “Services aux Exposants“ seront fournis aux participants lorsque le processus de sélection sera terminé. Le document “Services aux Exposants“ contient tous les formulaires requis et renseignements relatifs a l’exposition.

– Toutes annulation avant le 1er Février 2016 résultera en un remboursement moins les frais administratifs de $350 EUR et les frais de transferts bancaires (Si applicable). Toute annulation entre le 1er Février 2016 et le 1er Avril 2016 résultera en un remboursement de 50% des couts de location. Apres le 1er Avril 2016 il n’y aura aucun remboursement.

Application form

Required = *

Brewery name / Nom de la Brasserie * :

Representative / Représentant(e) * :

Address / Adresse * :

Country / Ville * :

City / Pays * :

State, Province / Province,États* :

Postal or Zip Code / Code postal * :

Telephone / Téléphone * :

Fax / Télécopieur * :

Email / Courriel * :

Web site / Site Web :

Enter the code :

Terms & Conditions

Terms & Conditions

Terms et Conditions

CERVESIAFEST is organized and managed by 9245 – 4859 QUEBEC INC QUÉBEC INC. These Terms and Conditions govern the exhibithor’s participation at CERVESIAFEST16.

1.The application for space may be made only on the official form and should be sent to CERVESIAFEST by e-mail, regular mail or by fax. All exhibits applications are subject to acceptance as described bellow(Section 2). Applications will be considered only upon receipt of the official form with all the necessary materials accompanied for each booth.

2. Admission- Applications will be accepted and confirmed in writing or by e-mail only after being reviewed by CERVESIAFEST which shall be the sole and final judge of all applications and may accept and reject applications in its undisputed discretion. The exhibitor guarantees that all the informations in his or her application is accurate and that all products submitted for event complies with the regulations required by law. CERVESIFEST reserves the right to cancel an application that is accepted on the basis of false information or if the exhibitor fails to comply with these terms and conditions. The exhibitor will indemnify CERVESIAFEST and hold harmless for and from any and all loss and damage incurred during the CERVESIAFEST16 that is a result of any breach of these conditions. CERVESIAFEST reserves the right to remove any object that does not meet the requirement of exhibition terms.

3. Co-Exhibithors- No exhibitors may sublet his or her booth either entirely or partially. Product, exhibitors or individuals other than those specified in the application may not be shown in the booth.

4. Payment- The deposit of $2000.00 EUR per booth must be paid by credit card (Visa, Mastercard and Amex are accepted) or by wire transfer. Upon acceptance, exhibitors will receive the statement for the total rental space ordered less deposit. Payment can be made in installments as follow: deposit must be made with the application; the balance is due 30 days after acceptance letter is provided. Any exhibitor whose space rental as not been paid in full by May 1st 2016 will not be permitted to exhibit and in such event CERVESIAFEST may cancel the exhibitor contract, relocate the space and retain any payment made.

5. Withdrawals and Cancellations- Any exhibitor may cancel their contract unti Marchl 1st 2016, with a refund minus a $350 EUR administration fee and less bank fees. if applicable. FromMarch 1st 2016 to May 1st 2016 exhibitors will be refunded 50%. After May 1st 2016 any exhibitors who withdraw or cancels their contract will remain obligated to pay the full amount of the rental space and any further costs that may have been added (See the exhibitor Service Kit). Any exhibitor who fails to occupy their booth by12.00 pm on July 7th 2016 will forfeit their right to occupy the booth and CERVESIAFEST may use the space for other purpose. In such event the exhibitor shall remain liable for the full rental and any additional costs incurred. In the event of cancellation of the exhibition by CERVESIAFEST, the exhibitor shall be refunded all payments made to CERVESIAFEST, minus the $350 EUR administration fee and less the wire transfer fee(If applicable). The exhibitor hereby agrees that CERVESIAFEST will not be liable to the exhibitor for any direct or indirect damage or loss to the exhibitor resulting from the cancellation of the event by CERVESIAFEST.

6. Security- Security will be provided for the exhibition area 24 hours a day by uniformed guards. Guard service will commence the first day of installation and continue until the end of dismantling. For security reasons, once set-up is underway, nothing can be removed from the exhibition unless accompanied by one merchandise pass and or security pass until the beginning of the dismantling period on July 10th at 19h. Throughout the duration of the exhibition only exhibitors may bring articles into the show.

7. Insurance and Exemption from Liability- Each exhibitor must obtain insurance coverage for damage or loss due to fire, theft, burglary,9. General- breakage, leakage and water damage, and the risk of transport to and from the exhibition grounds. In any event the exhibitor assumes all risks of loss related thereto. CERVESIAFEST will not be liable ton any exhibitor for any direct, incidental or consequential damages or loss to exhibitors or his or her property arising from or connected with exhibitor’s participation. Prior to admission to the show, all exhibitors wil be required to sign a form from liability. All damage caused by exhibitors are the sole responsibility of the exhibitor.

8. Electrical Services- CERVESIAFEST will use its best efforts to provide common area lighting, but shall not be liable for any loss due to failure or interruption of any services. No exhibitors is allowed to install his or her own power connections.

9. General- CERVESIAFEST is entitled in the case of compelling reasons or acts of god to postpone, shorten or extend the exhibition or the opening date. CERVESIAFEST reserves the right to expel from the exhibition any exhibitor who violates the rules stated herein. The exhibitor will remain liable for the full amount or rental space and any additional charges incurred. The law of Nice, France shall be applicable to these terms and Conditions and all matters araising from exhibitor’s participation in this trade show.

10. Boutique sales- All products and promotional items sales will take place at the boutique section or CERVESIAFEST exclusively. All product will be placed under consignment. CERVESIAFEST will reimbourse 60% of the sales(Before TVA of 20%) Exhibitors should pick-up the products left at the end of the exhibition.

11. Coupons- The exhibitor commit himself to accept all degustation token and to provide all collected token to CERVESIAFEST at the latest July 10thth at 19h.No token will be accepted once you have left the exhibition. Full payment will be made within 40 days after the exhibition.

12. Tokens- Other alcohol- For any other alcohol served on site such as whiskey, wine, vodka or champagne etc. The price for degustation should be a minimum of 4 tokens for 1.5 and up to 8 tokens for 3oz.

13. Admission- Admission price for visitors is $10 EUR. The official glass from CERVESIAFEST will be provided with the cover. To obtain a degustation the use of the official CERVESIAFEST glass is mandatory as well as the exchange of tokens as a way of payment. Tokens are available for purchase in special stand acting as a sale point inside the event. 1 degustation will be equal to 4oz and a maximum degustation per client at the time should be of 8oz.

14. Product sales- All degustation are possible throught a system that encourages the exchange of tokens instead of money. 1 degustation is equal to 4oz and for that a charge of minimum 2 tokens is required, the maximum price for a 4oz serving is 4 tokens. For all other products not containing alcohol for 4oz the minimum price shall be 2 tokens.Each token as a value of $1 EUR. CERVESIAFEST will pay back 60% of the value to the exhibitors Txs included.

CERVESIAFEST16 est organisé par 9245 – 4859 QUEBEC INC. Les termes et conditions ci-inclus régissent la participation de l’exposant dans le cadre de

1. La demande pour un espace- Devra etre effectuée a l’aide du formulaire officiel signé par le responsable et devra etre envoyé a l’adresse de CERVESIAFEST par courriel, fax ou poste. Toutes les demandes envoyées par les exposants seront assujetis a l’approbation telle que décrite ici-bas (Section 2). Les demandes seront traitées apres réception de celle-ci et devront etre accompagnées du formulaire officiel ainsi que de dépot prévu pour chaque stand.

2. Admission- Les demandes acceptées seront confirmées par écrit par la poste ou par courriel et ce apres avoir été révisées par CERVESIAFEST. La décision sera considérée finale et leur acceptation ou leur refus restera a son entiere discrétion. L’exposant garantit que tout les informations contenue dans sa demande est véridique et que tout les produits a présenter respectes les linéas de la loi au Mexique. CERVESIAFEST se réserve le droit d’annuler n’importe quelle application ayant été acceptée si celle-ci a été faite en fournissant de fausses informations ou si l’exposant manque a ses devoirs, en ne respectant pas les termes et conditions. L’exposant imdemnisera CERVESIAFEST pour n’importe quel dommage ou perte encourue durant CERVESIAFEST16 et qui résulterait du non-respect de ces conditions. CERVESIAFEST se réserve le droit de retirer n’importe quel objet qui ne respecte pas les criteres auxquels sont assujetis les exposants.

3. Co-Exposants- Aucun exposant ne pourra sous-louer son stand que ce soit en partie ou entierement. Tout exposant ou individu qui n’aura pas été mentionné dans le document “Services aux Exposants“ ne pourra etre présent au stand.

4. Paiement – Le dépot de $2000 EUR par espace devra etre payé par carte de crédit (Visa, Mastercard ou Amex) ou par virement bancaire. Apres approbation l’exposant recevra son état de compte établie pour le montant total de l’espace loué moins le dépot. Les paiements pourront etres fait en deux versements: Le dépot est payable des l’application; la balance est payable 30 jours apres la réception de la lettre d’acceptation. Tout exposant qui n’aura pas payé completement son espace en date du 1er Mai 2016 ne se verra pas autorisé a exposer et, en un tel cas CERVESIAFEST annulera son contrat, retiendra tout paiement fait et disposera dudit espace.

5. Retrait et annulation- Tout esposant pourra annuler son contrat jusqu’au 1er Janvier 2016 avec remboursement moins les frais d’administration de $350.00 EUR et les frais de transfert bancaire (si applicable). Toute annulation faite entre le 1er Janvier 2016 et le 1er Mars 2016 sera remboursée a 50%. Apres le 1er Mars 2016 tout exposant qui se retire ou annule son contrat se verra dans l’obligation de payer le montant total du stand loué et tous les couts additionnels qui en découleront(voir le document “Services aux Exposants“. Tout exposants qui n’occupe pas son stand a partir du 16 Juin 2016 a 12h00 en perdra son droit d’usage et CERVESIAFEST utilisera l’espace a d’autres fins. Dans un tel cas, l’exposant restera responsable du paiement total de la location et de toutes autres couts qui en découleront. Dans l’éventualité ou l’événement est annulée par CERVESIAFEST16, l’événement, remboursera a l’exposant tout paiement effectués a CERVESIAFEST moins les frais de $350.00 EUR d’administration et les frais de transfert bancaire (si applicable) et l’exposant accepte par les présentes que CERVESIAFEST16 ne pourra etre tenu responsable envers l’exposant de tout dommage ou perte directe ou indirecte qui pourrait etre la conséquence de l’annulation de l’exposition par CERVESIAFEST16.

6. Sécurité- La zone d’exposition sera pourvue d’une sécurité et ce, 24 heures sur 24 par des gardiens de sécurité en uniforme. Ce service commencera le premier jour de montage et se terminera le dernier jour du démontage. Pour des raisons de sécurité, une fois que le montage sera terminé, rien ne pourra sortir du site de l’exposition, a moins que l’exposant ne vienne avec une passe de marchandise et-ou une passe de sécurité et ce jusqu’au jour du démontage, soit le 19 Juin 2016.Durant la période d’exposition, seulement les exposants pourront introduire des articles au sein de l’événement.

7. Assurance et exemption de responsabilité- Chaque exposant devra posséder une assurance couvrant les dommages ou les pertes engendrées par le feu, le vol, les assauts, les innondations et les dégats d’eau ainsi que les risques reliés au transport qui se feront a l’intérieur des installations de l’exposition. CERVESIAFEST ne pourra etre tenu responsable vis-a-vis d’un ou de plusieurs exposants des dommages ou perte directes , indirectes, accidentelles qui pourraient etre la conséquence de sa participation a l’événement. Avant leurs admission au site de l’exposition tous les exposants devront signer le formulaire de “déchargement de responsabilitée“ de CERVESIAFEST16. Tout les dommages causés pas un exposant seront sous la responsabilitée de l’exposant.

8. Sevice d’électricité- CERVESIAFEST s’engage a déployer ses meilleurs efforts afin de fournir un systeme d’éclairage adéquat dans les zones communes, mais il ne pourra etre tenu responsable des pertes dues a une défaillance ou a l’intérruption de n’importe quel service. Aucun exposant n’aura le droit d’installer ses propres installations électriques.

9. Général-CERVESIAFEST se réserve le droit d’expulser de l’exposition tout exposant qui aura enfreint les regles mentionnées dans ce document. L’exposant restera responsable du paiement total de l’espace loué et de n’importe quel autre cout qui en découlera. Les lois du Mexique s’apliqueront a ces termes et conditions et a toute autre affaire qui pourrait survenir et etre reliée a la participation de festival.

10. Vente en boutique- Toutes les ventes de produits et d’objets promotionnels seront faites dans la section “Boutique“ de CERVESIAFEST exclusivement. Tout les produits dérivée ou promotionnels ainsi que les boissons seront en consignations, CERVESIAFEST remettra 60% des revenus sur les ventes aux exposants concernés. L’exposant devra récupérer lses produits non vendus lors du démontage.

11.Jetons- L’exposant s’engage a percevoir les jetons de dégustation et les remettre a CERVESIAFEST au plus tard le 19 Juin, soit avant la fin du démontage. Aucun jetons ne sera accepté ou comptabilisé apres le départ des exposants. Le paiement suivra dans un délai de 45 a 60 jours apres réception des jetons.

12. Jetons re: Autres alcools- Pour les autres alcools fort tels que whisky, eaux de vie, cidres etc. Le prix des dégustations devra etre de 4 jetons minimum pour 2oz et de 8 jetons maximum pour 4oz.

13. Prix d’admission- Le prix d’entrée sera de $10.00 EUR, le verre de dégustation officiel CERVESIAFEST est offert aux visiteurs. Pour avoir droit a une dégustation le verre officiel est obligatoire ainsi que l’échange de jetons comme forme de paiement qui pourront etre achetés dans les divers kiosque a coupons répartis sur le site. Une dégustation équivaut a 4oz pour la biere et les boissons non alcoolisées. Le maximum doit etre de deux (2) dégustations a la fois.

14. Vente de produit- Les dégustations se font a l’aide d’un systeme d’échange de jetons. Ils sont vendus a l’entrée avec le verre ou dans les kiosques prévus a cet effet dans le salon. Pour les bieres et autres boissons non-alcoolisées une dégustation de 4oz équivaut a une valeur de 2 a 4 jetons maximum (Au gré de l’exposant) La valeur unitaire du jeton est de $1 EUR (Txs comprises) CERVESIAFEST remettra a l’exposant 60% de la valeur du jetons.

Les termes et conditions de participation sont un accord final et exclusif entre CERVESIAFEST et l’exposant.